クリニックの人手不足対策は？原因や業務効率化の方法を徹底解説

クリニックの人手不足は、医療事務や看護師を採用できないことだけが原因ではありません。電話対応や受付、会計、レセプト業務などに多くの時間がかかり、現在の人員を有効に活用できていないケースもあります。

人手不足を解消するには、採用を増やすだけでなく、スタッフが辞めにくい職場づくりや業務の標準化、ITシステムによる省人化を同時に進めることが大切です。

本記事では、クリニックで人手不足が起こる原因や放置するリスクを解説したうえで、具体的な対策、役立つシステム、おすすめのレジ・自動精算機を紹介します。

クリニックにおける人手不足の現状

クリニックでは、医療事務や看護師などの採用難に加え、既存スタッフへの業務集中も問題になっています。まずは、医療現場で人手不足がどのように表れているのか確認しましょう。

医療事務や看護師を採用できないクリニックが増えている

クリニックでは、医療事務や看護師の求人を出しても、希望する人数を確保できないケースがあります。周辺の医療機関や介護施設、一般企業なども採用活動を行っているため、限られた求職者を複数の事業者が取り合っている状況です。

特に、土曜日勤務や早番・遅番がある求人は、家庭との両立を希望する求職者から敬遠される可能性があります。経験者に条件を限定すると、応募者がさらに少なくなるでしょう。

採用できない状態が続くと、院長や既存スタッフが不足分の業務を補わなければなりません。求人を出し続けるだけでなく、勤務条件の見直しや未経験者を育成できる体制づくりが必要です。

採用しても短期間で退職するケースがある

人材を採用できても、仕事内容や職場環境が入職前のイメージと異なり、短期間で退職されることがあります。求人票に記載されていなかった業務を任されたり、十分な説明がないまま受付や会計を担当させられたりすると、新人は不安を感じます。

教育担当者が決まっておらず、スタッフごとに教える内容が違う職場も定着しにくい傾向があります。質問するたびに嫌な顔をされる環境では、新人が業務を覚える前に退職する可能性が高まります。

採用数を増やしても、短期離職を繰り返せば人手不足は解消しません。仕事内容を事前に説明し、入職後の教育計画や相談先を整えることが重要です。

少人数のスタッフに業務負担が集中している

クリニックは、病院と比べて少人数で運営されることが多く、一人のスタッフが複数の業務を担当します。医療事務が受付、電話、予約変更、会計、レセプト、書類作成まで行っているケースも珍しくありません。

特定のスタッフだけが詳しい業務を抱えていると、その人が休んだ日に作業が進まなくなります。忙しいスタッフにさらに仕事が集まり、ほかのスタッフへ引き継ぐ時間も取れないという悪循環が生まれます。

人員数だけを見るのではなく、誰がどの業務をどのくらい担当しているのかを確認することが必要です。業務の偏りを解消し、複数人が対応できる体制を整えましょう。

医師の働き方改革によって業務効率化が求められている

2024年4月から医師の時間外労働に上限規制が適用され、医療機関には労働時間の適切な管理や勤務環境の改善が求められています。厚生労働省も、医師の負担軽減策としてタスクシフトやICTを活用した業務効率化を挙げています。

クリニックであっても、診療以外の書類作成や予約確認、問い合わせ対応などに医師の時間が使われている場合があります。スタッフ不足を医師の長時間労働で補う運営は継続できません。

医師しかできない業務と、ほかの職種やシステムへ任せられる業務を分けることが大切です。受付や会計を自動化すれば、スタッフだけでなく医師の間接的な負担も軽減できます。

クリニックで人手不足が起こる原因

クリニックの人手不足には、採用市場だけでなく、勤務条件や教育体制、院内の業務フローも影響します。原因を特定しないまま採用を繰り返しても、根本的な解決にはつながりません。

医療事務や看護師の求職者が不足している

医療事務や看護師の資格・経験を持つ人材は、クリニック以外にも病院、介護施設、健診センターなどで求められています。勤務先の選択肢が多いため、求職者は給与だけでなく、勤務時間や休日、通勤距離、職場の雰囲気まで比較します。

特に経験者だけを募集すると、採用対象が限られます。即戦力を求めるあまり条件を厳しく設定すると、求人への応募がほとんど集まらないこともあります。

経験者採用が難しい場合は、未経験者やブランクがある人も対象に含めることが有効です。入職後に必要な知識を習得できるマニュアルや研修を整え、採用できる人材の幅を広げましょう。

給与や福利厚生などの条件で他院に負けている

同じ地域のクリニックより給与が低かったり、休日や福利厚生が少なかったりすると、応募者を確保しにくくなります。基本給だけでなく、賞与、昇給、交通費、資格手当、残業代の支給方法も比較されます。

給与を大幅に上げることが難しい場合でも、希望休の取得、時短勤務、勤務曜日の相談など、柔軟な働き方を提示できれば魅力を高められます。求人票に「働きやすい職場」と書くだけでなく、具体的な制度を記載することが重要です。

近隣の求人情報を定期的に確認し、自院の条件が相場から離れていないか見直しましょう。長く働くことで得られる昇給や役職の仕組みも明確にする必要があります。

受付・電話・会計など一人あたりの業務量が多い

クリニックの受付スタッフは、来院患者への対応だけでなく、電話予約、診察券の確認、保険資格の確認、会計、書類作成などを同時に行います。繁忙時間に電話が重なると、受付窓口に患者を待たせることになります。

業務量が多い職場では、常に作業を急がなければならず、入力ミスや金銭授受の間違いも起こりやすくなります。昼休みや診療終了後に事務作業が残り、残業が常態化する場合もあるでしょう。

スタッフを増やす前に、電話予約をWeb予約へ移行する、会計を自動化するなど、減らせる業務を探すことが大切です。一人あたりの仕事量を減らすことで、現在の人数でも運営しやすくなります。

教育体制が整っておらず新人スタッフが定着しない

新人教育を現場スタッフへ任せきりにすると、忙しい時間帯に十分な指導ができません。教える人によって手順や説明が違う場合、新人は何が正しいのか判断できず、不安を抱えたまま働くことになります。

新人がミスをするたびに叱るだけでは、業務を習得できません。入職初日、1週間後、1か月後など、期間ごとに覚える業務を決め、進捗を確認する仕組みが必要です。

写真や画面を使ったマニュアル、チェックリスト、よくある質問を用意すれば、教育担当者の負担も減らせます。質問しやすい雰囲気をつくり、定期的な面談で困っていることを確認しましょう。

院長やスタッフとの人間関係に問題がある

クリニックは少人数の職場であるため、人間関係の問題が働きやすさに大きく影響します。院長の指示が日によって変わる、特定のスタッフだけが優遇される、陰口や無視があるといった環境では、待遇がよくても退職者が発生します。

忙しいときに強い口調で指示を出したり、ミスを全員の前で責めたりする行為も、スタッフの心理的負担になります。問題を放置すると、真面目なスタッフから辞めていく可能性があります。

定期的な面談や匿名アンケートを行い、院長から見えにくい問題を把握しましょう。ハラスメントの相談先や対応ルールを定め、問題が小さい段階で対処することが大切です。

子育てや介護と両立しにくい勤務体制になっている

医療事務や看護師には、子育てや家族の介護をしながら働く人も多くいます。診療終了時間が遅い、土曜日の出勤が必須、急な休みを取れないといった職場では、家庭との両立が難しくなります。

子どもの発熱や学校行事などに対応できなければ、働き続けたい人でも退職せざるを得ません。常勤だけで人員をそろえようとすると、採用できる人材も限られます。

短時間勤務、曜日固定勤務、午前のみ・午後のみのパート勤務など、複数の働き方を用意しましょう。スタッフ同士が休みを補いやすいように、特定の人にしかできない業務を減らすことも必要です。

アナログ作業が多く業務効率が低下している

紙の予約台帳や問診票、手書き伝票などを使用していると、情報の確認や転記に時間がかかります。同じ患者情報を複数のシステムへ入力している場合、入力作業だけでなく確認作業も増加します。

現金会計を手作業で行うクリニックでは、診療終了後に売上とレジ内の現金が一致するか確認しなければなりません。金額が合わないと、原因を探すために残業が発生します。

すべてを一度にデジタル化する必要はありません。電話、受付、問診、会計など、時間がかかっている業務から優先的にシステムへ置き換えましょう。

クリニックの人手不足を放置するリスク

人手不足を放置すると、既存スタッフの負担が増えるだけでなく、患者サービスや診療体制にも影響します。問題が深刻化する前に、採用と業務改善の両面から対応することが必要です。

スタッフ一人あたりの業務負担が増える

人員が不足すると、退職者が担当していた業務を残ったスタッフで分担しなければなりません。一人あたりの受付件数や電話対応、会計処理が増え、本来行うべき患者への説明や確認が不十分になることがあります。

休憩を取れない状態や、常に急いで仕事をする状態が続くと、心身の疲労が蓄積します。業務を終えることだけが優先され、マニュアルの更新や新人教育など、将来の負担を減らす作業も後回しになります。

人手不足が発生したら、単純に仕事を分配するのではなく、やめられる業務や自動化できる業務を探しましょう。業務量そのものを減らす視点が重要です。

残業時間が増えて離職者が発生する

診療時間中に事務作業を終えられないと、レセプト確認やレジ締め、書類整理などを診療終了後に行うことになります。残業が毎日続けば、スタッフは仕事と家庭の両立が難しくなります。

人手不足を補うために残業を増やした結果、既存スタッフが退職すると、さらに人が足りなくなります。新しいスタッフを採用しても、忙しい現場では十分な教育ができず、短期離職につながる可能性があります。

残業時間をスタッフ別・業務別に確認し、何に時間がかかっているかを特定しましょう。レジ締めや電話対応など、毎日発生する作業から改善すると効果を実感しやすくなります。

受付・会計・診療業務でミスが起こりやすくなる

スタッフが複数の業務を同時に処理すると、患者情報の入力間違い、予約時間の登録ミス、会計金額の入力ミスなどが起こりやすくなります。忙しい時間帯ほど確認作業が省略され、ミスを発見できない可能性も高まります。

医療現場のミスは、患者からの信頼低下だけでなく、返金や再請求などの追加業務にもつながります。ミスを修正するために、さらにスタッフの時間が使われます。

注意力だけに頼ってミスを防ぐことには限界があります。電子カルテとPOSレジを連携する、自動釣銭機を使うなど、手入力や手作業を減らす仕組みを導入しましょう。

患者の待ち時間が長くなり満足度が低下する

受付スタッフが電話や会計に追われていると、来院した患者への対応が遅れます。診察が終わっても会計処理が進まず、待合室で長時間待たせることもあります。

患者にとって、診療内容だけでなく、予約の取りやすさや待ち時間、スタッフの対応もクリニックを評価する要素です。待ち時間が長く、スタッフが常に忙しそうな状態では、別の医療機関へ移る可能性があります。

Web予約やWeb問診、再来受付機、自動精算機などを組み合わせ、患者が待つ工程を減らしましょう。待ち時間の目安を表示するだけでも、不満の軽減につながります。

診療時間や予約枠を減らさなければならなくなる

診療を希望する患者がいても、受付や会計を処理するスタッフが不足していれば、予約枠を増やすことはできません。院長が診察できる人数よりも、事務処理能力が少ないために受け入れを制限するケースもあります。

スタッフが欠勤した日に予約を変更したり、電話受付を一時停止したりすると、患者にも負担がかかります。人手不足によって診療機会を失えば、クリニックの売上にも影響します。

診療枠を減らす前に、患者一人あたりの受付・会計時間を短縮できないか検討しましょう。スタッフを増やさなくても、業務効率化によって受け入れ可能数を維持できる場合があります。

人手不足と離職が繰り返される悪循環に陥る

人手不足によって既存スタッフの負担が増えると、残業やストレスを理由に退職者が発生します。さらに少ない人数で業務を行うことになり、残ったスタッフの負担が一段と増える悪循環に陥ります。

採用活動を急ぐあまり、自院に合わない人材を十分な確認なしで採用すると、早期退職が起こる可能性もあります。採用と退職を繰り返せば、求人費用や教育時間も無駄になります。

悪循環を止めるには、退職者の補充だけでなく、業務量、教育、人間関係、勤務条件をまとめて見直す必要があります。スタッフが少ない状態でも運営できる仕組みを整えましょう。

クリニックが行うべき人手不足対策

クリニックの人手不足対策では、人を増やす方法と仕事を減らす方法を組み合わせることが重要です。現在の業務を整理し、自院で行う必要がない作業やシステムへ任せられる作業を見つけましょう。

院内業務を洗い出して優先順位を決める

最初に、受付から診察、会計、レセプトまで、院内で発生する業務をすべて書き出します。毎日行う作業だけでなく、月末や月初に発生する請求業務、物品管理、書類提出なども対象にしましょう。

それぞれの業務にかかる時間、担当者、発生頻度を整理すると、負担が集中している作業が見えてきます。時間はかかるものの患者サービスへの影響が少ない業務は、改善の優先度が高いと判断できます。

すべての問題を同時に解決しようとすると、現場が混乱します。電話対応、会計、レジ締めなど、毎日の負担が大きい業務から順番に改善しましょう。

スタッフごとの役割と業務範囲を明確にする

役割が曖昧な職場では、気づいた人や経験が長い人に仕事が集中します。電話に誰が出るのか、返金処理を誰が行うのか、トラブルを誰へ報告するのかを明確にしましょう。

担当業務を決める際は、特定の人しかできない状態にしないことも重要です。主担当と副担当を設定し、休暇や退職があってもほかのスタッフが対応できる体制を整えます。

役割分担表を作成し、業務が追加されたときは担当者と優先順位を見直しましょう。責任の所在を明確にすることで、作業の重複や対応漏れも防ぎやすくなります。

業務マニュアルを作成して作業を標準化する

業務マニュアルを作成すると、スタッフごとのやり方の違いを減らせます。受付、予約変更、会計、返金、レジ締めなど、頻繁に行う作業から手順をまとめましょう。

文章だけでなく、システム画面の画像や写真を使うと、新人でも理解しやすくなります。よくあるエラーと対処法、判断に迷ったときの相談先も記載しておくと安心です。

マニュアルは一度作って終わりではありません。システム変更や業務改善に合わせて更新し、古い手順が残らないように管理します。標準化が進めば、新人教育にかかる時間も短縮できます。

医師や看護師でなくてもできる業務を分担する

医師や看護師が、予約確認や書類整理、物品補充などの事務作業を行っている場合は、ほかの職種へ分担できないか検討しましょう。専門職が資格を必要としない業務に時間を使うと、診療や看護に集中できません。

医療事務、看護助手、クラークなどへ業務を移す場合は、作業範囲と責任を明確にします。単に仕事を押しつけるのではなく、必要な教育と権限を与えることが大切です。

システムで自動化できる作業は、人へ移すより先に自動化を検討しましょう。予約確認メールや会計集計を自動化すれば、職種を問わず業務量を減らせます。

繁忙時間に合わせてシフトを見直す

一日を通して同じ人数を配置していても、患者が集中する時間帯に人が足りなければ業務は滞ります。曜日や時間帯別の来院数、電話件数、会計件数を確認し、繁忙時間に合わせてシフトを組みましょう。

午前中だけ混雑する場合は、短時間勤務のパートスタッフを増やす方法があります。レセプト期間だけ勤務時間を延ばすなど、月内の業務量に合わせた調整も有効です。

スタッフの希望を無視してシフトを変更すると、離職につながる可能性があります。データを示しながら必要性を説明し、勤務可能な時間を確認したうえで無理のない体制をつくりましょう。

外部へ委託できる業務はアウトソーシングする

院内で行う必要がない業務は、外部委託を検討しましょう。レセプト点検、給与計算、経理、清掃、Webサイト管理などを専門会社へ委託すれば、スタッフは患者対応へ集中できます。

電話代行や予約受付サービスを利用すれば、診療中の電話対応も減らせます。ただし、患者情報を外部へ共有する場合は、個人情報の管理方法や秘密保持契約を確認する必要があります。

委託費用だけで判断せず、院内で作業した場合の人件費や残業時間と比較しましょう。専門業者へ任せたほうが正確で早い業務は、積極的に外部化することが有効です。

ITシステムや事務機器を導入して業務を自動化する

毎日繰り返す受付や会計、予約確認は、ITシステムや事務機器による自動化と相性がよい業務です。Web予約を導入すれば電話を減らせ、自動精算機を導入すれば会計から領収書発行まで患者自身で行えます。

システムを選ぶ際は、高機能な製品を導入することではなく、現在の作業を何分減らせるかを考えましょう。既存の電子カルテやレセコンと連携できなければ、二重入力が発生する可能性があります。

導入前にスタッフへ操作してもらい、現場の意見を確認することも大切です。自院の業務に合った製品を選べば、少人数でも安定した運営を目指せます。

クリニックの人手不足対策に役立つシステム

クリニック向けのITシステムを活用すると、電話、受付、問診、会計などの定型業務を削減できます。人手不足が深刻な業務から優先的に導入を検討しましょう。

Web予約システム｜予約受付や変更の電話対応を減らす

Web予約システムを導入すると、患者はパソコンやスマートフォンから24時間予約できます。診療時間中に電話をかける必要がなくなり、受付スタッフが予約日時を聞き取って入力する作業も減らせます。

患者自身が予約変更やキャンセルを行えるシステムであれば、変更の電話対応も削減できます。予約日前に確認メールを自動送信すれば、患者の忘れによる無断キャンセル対策にもなります。

診療科や医師、検査内容ごとに予約枠を設定できるか確認しましょう。既存の電子カルテと連携できれば、予約情報の二重入力を防ぎ、受付から診察までをスムーズに進められます。

Web問診システム｜受付後の問診入力を効率化する

Web問診システムでは、患者が来院前にスマートフォンから症状や既往歴を入力できます。受付で紙の問診票を渡し、記入後にスタッフが電子カルテへ転記する作業を削減できます。

来院前に問診内容を確認できるため、緊急性が高い患者や感染症が疑われる患者への対応を準備できます。診察室でも必要な情報を探しやすくなり、聞き取り時間の短縮につながります。

高齢者などスマートフォンでの入力が難しい患者には、院内タブレットや紙の問診票を用意しましょう。すべての患者へ強制するのではなく、複数の入力方法を残すことが大切です。

電子カルテ・レセコン｜診療情報や会計情報を一元管理する

電子カルテとレセコンを導入すると、診療内容、処方、検査、会計、レセプト請求などの情報をまとめて管理できます。紙カルテを探したり、診療内容を別のシステムへ入力したりする作業を減らせます。

電子カルテから会計データをレセコンへ連携できれば、受付スタッフによる転記ミスも防止できます。POSレジや自動精算機まで連携すると、確定した請求金額を会計端末へ自動送信できます。

導入時は、必要な機能だけでなく、ほかのシステムとの連携範囲を確認しましょう。データ移行や操作研修、障害時のサポート体制も比較する必要があります。

再来受付機｜来院患者の受付業務を自動化する

再来受付機は、患者が診察券やQRコードなどを読み取らせ、自分で来院受付を行う機器です。受付スタッフが患者情報を検索し、予約内容を確認する作業を減らせます。

受付票や番号札を自動発行できる製品であれば、待合室への案内もスムーズです。電子カルテや予約システムと連携すれば、患者が来院したことを診察室へ自動的に通知できます。

初診患者や操作が難しい患者にはスタッフの対応が必要です。受付機を導入して完全無人化するのではなく、定型的な再来受付を機械へ任せ、スタッフは個別対応に集中する運用が適しています。

POSレジ・自動釣銭機｜現金授受とレジ締めを効率化する

POSレジは、診療費や自費診療、物販売上などの会計情報を記録・集計できます。自動釣銭機と連携すれば、投入された現金を自動で数え、正確なお釣りを払い出せます。

スタッフが紙幣や硬貨を手で数える必要がなくなり、受け渡しミスを防止できます。診療終了後も金種ごとの現金を自動集計できるため、レジ締めにかかる時間の短縮が期待できます。

電子カルテやレセコンと連携できる製品を選べば、会計金額の手入力も削減できます。完全なデータ連携が難しい場合は、バーコード連携に対応しているか確認しましょう。

自動精算機・セルフレジ｜会計窓口を省人化する

自動精算機は、患者自身が診察券や会計票を読み取り、支払いから領収書・診療明細書の発行まで行う機器です。受付スタッフが一件ずつ金銭授受を行う必要がなくなり、会計窓口を省人化できます。

セルフレジやセミセルフレジでは、スタッフが会計金額を確定し、患者が現金投入やキャッシュレス決済を行います。患者への説明を残しながら、現金を直接触る作業を減らせます。

患者数、会計方法、設置スペースに応じて方式を選びましょう。高齢者が多い場合は、画面の見やすさやスタッフによるサポートのしやすさも重要です。

キャッシュレス決済｜現金管理にかかる負担を減らす

クレジットカードや電子マネー、QRコード決済に対応すると、患者と現金を受け渡す回数を減らせます。釣銭の準備や補充、売上金の回収、金融機関への入金にかかる作業も軽減できます。

自費診療など支払額が高いクリニックでは、患者が現金を準備せずに支払えることもメリットです。POSレジと決済端末を連携すれば、決済金額の二度打ちによるミスも防げます。

決済方法ごとに手数料や入金サイクルが異なります。患者の利用状況を確認し、必要なブランドを選びながら、毎月の手数料負担も試算しましょう。

AI電話・自動音声システム｜予約や問い合わせ対応を自動化する

AI電話や自動音声システムを導入すると、診療時間、アクセス、持ち物などの定型的な問い合わせへ自動で回答できます。予約受付や変更に対応できるサービスであれば、受付スタッフが電話に拘束される時間も減らせます。

診療中や休憩時間にも電話を受け付けられるため、患者の利便性向上にもつながります。よくある質問を音声案内へ誘導し、緊急性が高い電話だけスタッフへ転送する運用も可能です。

複雑な症状相談や個別判断が必要な電話は、人が対応しなければなりません。自動化する内容とスタッフへつなぐ条件を明確にしておきましょう。

クリニックの人手不足対策におすすめのレジ・自動精算機8選

ここでは、受付・会計業務の削減に役立つレジや自動精算機を紹介します。製品によってセルフ方式、連携方法、設置サイズが異なるため、自院の患者数や運用に合わせて比較しましょう。

スマレジforMedical｜電子カルテ・レセコンとPOSレジを連携したいクリニックにおすすめ

スマレジforMedicalは、クラウドPOSレジのスマレジと電子カルテ・レセコンをつなぐ医療機関向けシステムです。スマレジのアプリマーケットでは、ORCAやPHC、メドレーなど、50種類以上の電子カルテ・レセコンとの連携が案内されています。

会計データを自動送信する方式と、領収書などに印字されたバーコードを読み取る方式があり、利用中のシステムに合わせて選択できます。自動釣銭機やキャッシュレス端末を組み合わせれば、現金授受や金額入力の負担も軽減できます。

医療機関向けの導入支援やソフト・ハード両面のサポートも提供されています。対応するレセコンや連携できる項目を事前に確認しましょう。

Clinic KIOSK｜省スペースで自動精算機を設置したいクリニックにおすすめ

Clinic KIOSKは、クリニック・診療所向けに開発された自立式の自動精算機です。患者が診察券や会計情報を読み取らせ、支払いから領収書・診療明細書の発行まで自分で行えます。

大病院向けの大型自動精算機とは異なり、外来の保険診療を中心としたクリニックの運用を想定して設計されています。受付スペースが限られているクリニックでも、自動精算機の導入を検討しやすい点が特徴です。

再来受付機能を組み合わせれば、来院受付から会計までの業務をセルフ化できます。利用中の電子カルテ・レセコンとの接続方法や、設置に必要な奥行きを確認してから導入しましょう。

Clinic POS｜患者とのコミュニケーションを維持しながら会計を効率化したいクリニックにおすすめ

Clinic POSは、スタッフによる対面対応を残しながら、患者自身に支払いを行ってもらうスマートセルフ精算レジです。スタッフが会計情報を確認したあと、患者が自動釣銭機へ現金を投入するため、説明が必要な会計にも対応しやすくなっています。

自費診療や物販を扱い、1円単位の会計が発生するクリニックにも適しています。現金の計数と釣銭の払い出しを機械が行うため、受け渡しミスやレジ内の現金差額を防ぎやすくなります。

完全なセルフ会計に不安がある場合や、高齢者への声かけを維持したいクリニックに向いています。

OWEN｜両面タッチパネルで患者を案内しながら会計したいクリニックにおすすめ

OWENは、スタッフ側と患者側の両面に大型タッチパネルを搭載した医療機関向けセミセルフレジです。スタッフが会計情報を登録し、患者が画面案内に従って現金やキャッシュレスで支払います。

スタッフと患者が向かい合った状態で操作できるため、高齢者やセルフレジに慣れていない患者にも説明しやすい点が特徴です。キャッシュレス端末との連携では金額の二度打ちが不要になり、入力ミスや違算金の防止にもつながります。

公式サイトでは、遠隔対応や土曜日を含むサポート体制も案内されています。対面接客を重視しながら会計負担を減らしたいクリニックに適しています。

NOMOCa-Stand｜受付・会計業務をまとめてセルフ化したいクリニックにおすすめ

NOMOCa-Standは、患者がタッチパネルを操作して診療費を支払うクリニック向け自動精算機です。支払いだけでなく、領収書や診療明細書、お薬引換券の発行まで自動化できます。

再来受付機能を追加すれば、患者の来院受付と会計を一台で処理する運用も可能です。受付スタッフは定型的な受付・会計から離れ、初診患者への説明や電話対応など、人による対応が必要な業務へ集中できます。

会計待ち時間や現金の受け渡しミスを減らしたいクリニックに向いています。導入前には患者の動線や操作サポートを行う位置も確認しましょう。

NOMOCa-Regi｜対面対応を残しながら現金授受を効率化したいクリニックにおすすめ

NOMOCa-Regiは、歯科・クリニック向けに開発された自動釣銭機・セルフレジです。受付スタッフが会計内容を確認し、患者が現金を投入するセミセルフ方式で運用できます。

電子カルテとデータ連携することで、請求金額を正確にレジへ反映し、支払い内容の詳細な記録を残せます。スタッフが紙幣や硬貨を手で数えないため、現金の受け渡しミスや会計後の差額確認を減らせます。

患者へ検査や次回予約について説明しながら会計したいクリニックに適しています。自動精算機より導入しやすい一方、受付窓口を完全に無人化する製品ではありません。

ハヤレジ｜釣銭管理やレジ締め作業を短縮したいクリニックにおすすめ

ハヤレジは、クリニック、歯科、調剤薬局向けに提供されている自動釣銭機・セルフレジです。売上金の回収や釣銭の補充を効率化し、診療終了後のレジ締め作業を短縮できます。

釣銭を補充する際に、必要な枚数を金種別に数える負担を減らせる点が特徴です。過剰に投入した分を自動で返却する機能も案内されており、現金管理に慣れていないスタッフでも作業しやすくなっています。

公式サイトには、操作面や補助金申請のサポートに関する導入事例も掲載されています。現金会計が多く、日々の釣銭管理に時間がかかっているクリニックに適しています。

FIT-A｜全金種対応の自動精算機で会計を無人化したいクリニックにおすすめ

FIT-Aは、USEN-ALMEXが提供するクリニック・調剤薬局向けの自立式自動精算機です。患者が診察券やバーコードを使って会計情報を呼び出し、現金またはキャッシュレスで支払えます。

紙幣全金種の還流と1円・5円を含む硬貨の入金に対応し、領収書や診療明細書も本体から発行できます。クレジットカード、QRコード、電子マネーなどにも対応できるため、会計窓口の業務を大幅に削減できます。

従来製品より奥行きを抑えた薄型設計も特徴です。患者数が多く、受付スタッフを会計から外してほかの業務へ配置したいクリニックに向いています。

クリニックの人手不足対策に役立つシステムの選び方

システムを導入しても、院内の業務や患者層に合わなければ十分な効果を得られません。導入費用だけでなく、操作性や連携性、保守体制まで比較しましょう。

どの業務を削減したいのか明確にする

最初に、電話対応、受付、問診、会計、レジ締めなど、どの業務に最も時間がかかっているかを確認します。目的が曖昧なまま製品を探すと、使わない機能が多い高額なシステムを選ぶ可能性があります。

電話件数、受付件数、会計件数、残業時間などを記録し、改善したい数値を決めましょう。「受付を効率化したい」ではなく、「予約変更の電話を半分にする」など、具体的な目標を設定します。

課題が電話対応であれば、最初に自動精算機を導入しても効果は限定的です。現在のボトルネックに合ったシステムを優先しましょう。

電子カルテやレセコンとの連携可否を確認する

受付機やPOSレジ、自動精算機を選ぶ際は、利用中の電子カルテやレセコンと連携できるか確認します。連携できない場合は、患者情報や会計金額を手入力しなければならず、業務効率化につながりません。

「連携可能」と記載されていても、自動でデータを送信する方式と、バーコードを読み取る方式では運用が異なります。患者番号、会計金額、自費・保険の区分など、どの情報を連携できるか確認しましょう。

メーカー名だけでなく、製品名やバージョンを販売会社へ伝えることが大切です。連携費用や設定期間も見積もりに含めてもらいましょう。

スタッフが簡単に操作できるシステムを選ぶ

高機能なシステムでも、操作が複雑でスタッフが使いこなせなければ、かえって作業時間が増えます。日常的に利用するスタッフにデモを操作してもらい、画面の見やすさや入力手順を確認しましょう。

返金、会計取消、金額修正、レジ締めなど、通常会計以外の操作も重要です。トラブルが起きたときに管理者しか対応できない製品では、業務が属人化します。

操作マニュアルや動画、研修が用意されているかも確認しましょう。新人スタッフが入職した際に、短期間で使い方を覚えられる製品が適しています。

患者が迷わず利用できる機器を選ぶ

再来受付機や自動精算機は、患者自身が操作します。画面の文字やボタンが小さかったり、操作手順が多かったりすると、スタッフが毎回付き添うことになり、省人化の効果が下がります。

高齢者が多いクリニックでは、大きな文字、音声案内、点滅ランプなどがある製品を選びましょう。現金や診察券の投入口が分かりやすいか、車椅子の患者でも手が届くかも確認します。

実際の患者層に近い人にデモを操作してもらうと、スタッフだけでは気づきにくい問題を発見できます。有人対応を残す方法も検討しましょう。

設置スペースや院内の動線を確認する

機器本体が受付に収まっても、患者が操作するスペースや現金・用紙を補充するスペースが不足する場合があります。扉の開閉方向や保守作業に必要な空間まで確認しましょう。

自動精算機の前に行列ができると、入口や診察室への通路をふさぐ可能性があります。受付待ち、会計待ち、呼び出し待ちの患者が混在しないように動線を設計することが大切です。

電源コンセント、LAN配線、床の強度、搬入経路も確認します。図面だけで判断せず、販売会社に現地調査を依頼すると安心です。

初期費用とランニングコストを比較する

システムの費用を比較するときは、本体価格だけでなく、初期設定、設置工事、データ連携、操作研修なども確認します。安価に見える製品でも、必要な機能を追加すると高額になる場合があります。

導入後は月額利用料、保守料金、通信費、キャッシュレス決済手数料、消耗品費などが発生します。少なくとも5年間使用した場合の総額を計算しましょう。

費用だけでなく、削減できる作業時間や残業代も試算します。毎日30分かかるレジ締めを短縮できれば、長期的には大きな効果が期待できます。

故障時の保守サポート体制を確認する

受付や会計に使用するシステムが故障すると、診療全体に影響します。問い合わせ窓口の受付時間、リモート対応の有無、訪問修理までの日数を確認しましょう。

土曜日や夜間に診療するクリニックでは、営業時間中にサポートを受けられるかが重要です。代替機の貸し出しや部品代、出張料金が保守契約に含まれているかも比較します。

システムが停止した際の代替運用も必要です。手書き会計や有人レジへ切り替える手順を決め、スタッフへ共有しておきましょう。

クリニックの人手不足対策に活用できる補助金・助成金

ITシステムや業務効率化機器の導入では、補助金・助成金を利用できる場合があります。ただし、対象事業者や申請時期などの要件があるため、契約前に最新情報を確認しましょう。

デジタル化・AI導入補助金

デジタル化・AI導入補助金2026は、中小企業・小規模事業者などが、生産性向上を目的にITツールを導入する費用を支援する制度です。ソフトウェア購入費、クラウド利用料、導入関連費などが対象になる可能性があります。

対象になるのは、IT導入支援事業者が提供し、事務局へ登録されたITツールです。クリニック向けレジや会計システムであっても、すべての製品や機器が自動的に補助対象になるわけではありません。

申請は原則としてIT導入支援事業者と進めます。交付決定前に契約や支払いを行うと対象外になる可能性があるため、導入スケジュールを確認してから申し込みましょう。

業務改善助成金

業務改善助成金は、事業場内最低賃金を引き上げるとともに、生産性向上に役立つ設備投資などを行った中小企業・小規模事業者へ、費用の一部を助成する制度です。

2026年度は、事業場内最低賃金を50円以上引き上げる計画と、機械設備やコンサルティングなどの計画を組み合わせて申請します。助成上限額は条件により異なり、最大600万円と案内されています。

レジや自動精算機が対象になるかは、導入目的や申請内容によって判断されます。2026年度の交付申請受付は9月1日開始と案内されているため、最新の要領を確認しましょう。

働き方改革推進支援助成金

働き方改革推進支援助成金は、生産性向上と時間外労働の削減、年次有給休暇の取得促進などに取り組む中小企業を支援する制度です。労働能率を向上させる設備・機器の導入が対象になる場合があります。

2026年度は、労働時間短縮・年休促進支援コースや、医師の働き方改革を含む業種別課題対応コースなどが設けられています。申請には、労働時間の削減など具体的な成果目標の設定が必要です。

自動精算機を購入するだけで受給できる制度ではありません。就業規則や労務管理の状況も関係するため、都道府県労働局や社会保険労務士へ相談しましょう。

クリニックの人手不足対策を進める流れ

人手不足対策は、原因を確認せずにシステムを導入しても成功しません。現在の状況を数値化し、採用、定着、業務効率化の順番を整理して進めましょう。

クリニックの人手不足対策でよくある失敗

人手不足対策では、原因を調べずに採用やシステム導入を進める失敗が多くあります。導入自体を目的にせず、現場の業務がどのように変わるかを考えましょう。

採用人数を増やすことだけで解決しようとする

人が足りないと感じたとき、最初に採用を増やしようとするクリニックは少なくありません。しかし、不要な作業や非効率な業務が多い状態では、採用した人数に合わせて仕事が増える可能性があります。

職場環境や教育体制に問題がある場合、新しく採用したスタッフも短期間で退職します。求人費用と教育時間だけが増え、人手不足が解消しません。

採用活動と同時に、業務量や退職原因を確認しましょう。システムによって一人分の定型業務を削減できれば、新規採用が不要になる場合もあります。

人手不足の原因を特定せず対策を始める

原因を調査せず、他院が導入しているシステムや話題のサービスを採用しても、自院の課題を解決できるとは限りません。電話対応が原因なのに自動釣銭機を導入しても、スタッフの負担は大きく変わりません。

スタッフ数、業務時間、残業の発生理由を確認し、どの工程で仕事が滞っているかを特定することが必要です。複数のスタッフから意見を聞き、管理者の思い込みだけで判断しないようにしましょう。

課題と対策を一対一で結びつけることが大切です。導入後に確認する指標も事前に決めておきましょう。

現場スタッフの意見を聞かずにシステムを導入する

院長や事務長だけで製品を決めると、実際の業務手順に合わないシステムを選ぶ可能性があります。現場スタッフしか知らない例外処理や、患者への対応方法があるためです。

説明なく新しいシステムを導入すると、スタッフは仕事を奪われる、負担が増えると感じることがあります。協力を得られず、従来の手作業と新システムが併存して二重作業になる場合もあります。

選定段階から現場スタッフに参加してもらい、デモ操作や運用テストを行いましょう。導入目的と期待する効果を共有することも重要です。

高機能すぎるシステムを導入して使いこなせない

将来必要になる可能性を考え、機能が多い製品を選んでも、実際に使わなければ費用の無駄になります。高機能なシステムほど設定項目や操作手順が多く、スタッフ教育にも時間がかかります。

使用しない機能にも月額料金が発生したり、更新時に設定作業が必要になったりする場合があります。操作が難しいために、結局一部のスタッフしか使えない状態になることもあります。

現在必要な機能と、将来追加したい機能を分けましょう。必要になった段階でオプションを追加できる製品を選ぶと、初期費用を抑えられます。

電子カルテやレセコンと連携できない機器を選ぶ

価格や見た目だけでレジ・自動精算機を選ぶと、利用中の電子カルテやレセコンと連携できない場合があります。会計金額を手入力する運用では、二重入力や金額ミスが残ります。

メーカー同士が異なる場合でも、API、自動連携、バーコードなどで接続できることがあります。ただし、連携できる情報や追加費用は製品ごとに異なります。

契約前に製品名とバージョンを伝え、実際の連携事例を確認しましょう。デモでは、電子カルテで会計を確定してから支払いが終わるまでの流れを見せてもらうことが大切です。

システム障害が発生した場合の運用を決めていない

ITシステムや自動精算機は、通信障害や停電、機器故障によって利用できなくなる可能性があります。代替方法を決めていないと、受付や会計が完全に停止します。

自動精算機が使えない場合の現金保管場所、手書き領収書の作成方法、復旧後のデータ入力手順などを決めておきましょう。予備の決済端末やモバイル回線を用意する方法もあります。

障害時の連絡先や担当者をマニュアルに記載し、定期的に確認します。スタッフ全員が最低限の代替運用を行える状態にしておくことが重要です。

導入後の効果測定や業務改善を行わない

システムを導入しただけで満足し、効果を確認しないケースがあります。設定や案内方法が適切でなければ、高額な製品を導入しても業務時間は減りません。

導入前後で受付時間、会計時間、残業時間、問い合わせ件数などを比較しましょう。スタッフへのアンケートだけでなく、患者が操作に迷っていないかも確認します。

効果が低い場合は、メニュー設定、端末位置、案内表示、役割分担を見直します。継続的に改善することで、システム本来の効果を引き出せます。

クリニックの人手不足対策に関するよくある質問

最後に、クリニックの人手不足対策についてよくある質問へ回答します。採用とシステム導入の優先順位や、自動精算機を導入した後の人員配置を考える際の参考にしてください。

クリニックで人手不足になりやすい職種は？

クリニックでは、医療事務、受付スタッフ、看護師などが不足しやすい職種です。医療事務は受付、電話、会計、レセプトなど業務範囲が広く、経験者を採用しようとすると候補者が限られます。

看護師は病院や介護施設など勤務先の選択肢が多いため、給与や勤務時間で比較されやすい職種です。臨床検査技師や放射線技師など、診療科によって必要な専門職が不足する場合もあります。

職種名だけで募集するのではなく、実際に担当する業務を分解しましょう。資格が不要な作業を補助スタッフやシステムへ移すことで、専門職の不足を緩和できます。

小規模なクリニックでもシステムを導入すべき？

小規模なクリニックでも、毎日繰り返す業務が多い場合はシステム導入の効果が期待できます。特に電話予約、問診の転記、現金会計、レジ締めは、患者数が少なくても継続的に時間がかかります。

ただし、大型で高額な自動精算機が必ず必要とは限りません。低価格なWeb予約、タブレット型POSレジ、キャッシュレス端末などから導入する方法があります。

導入費用ではなく、削減できる時間と人件費で判断しましょう。院長や家族だけで運営している場合でも、事務作業を減らせれば診療や休息に使える時間を確保できます。

採用と業務効率化のどちらを優先すべき？

診療を継続できないほど人が不足している場合は、採用を優先する必要があります。ただし、業務量が多すぎる状態で採用しても、新しいスタッフが定着しない可能性があります。

まず現在の業務を整理し、短期間で減らせる作業がないか確認しましょう。電話対応やレジ締めを効率化しながら採用活動を進める方法が現実的です。

採用と業務効率化は、どちらか一方を選ぶものではありません。不要な業務を減らして働きやすい環境をつくることは、求人の魅力や入職後の定着率を高めることにもつながります。

受付スタッフが足りない場合は何から対策すべき？

最初に、受付スタッフが時間を使っている業務を記録しましょう。電話、受付、問診票の転記、会計、書類作成などに分けると、最も負担が大きい作業が分かります。

電話が多い場合はWeb予約や自動音声、会計が多い場合は自動釣銭機や自動精算機が候補です。再来患者の受付が集中する場合は、再来受付機の導入も検討できます。

同時に、受付業務を複数のスタッフが担当できるようにマニュアルを整えましょう。システムによる削減と業務の標準化を組み合わせることが効果的です。

自動精算機を導入すると受付スタッフは不要になる？

自動精算機を導入しても、受付スタッフが完全に不要になるわけではありません。初診患者の受付、保険情報の確認、電話対応、予約変更、診断書の受け渡しなど、人による対応が必要な業務は残ります。

自動精算機の目的は、スタッフを全員減らすことではなく、定型的な会計作業を機械へ移すことです。空いた時間を患者への説明や診療補助など、付加価値の高い業務へ使えます。

導入直後は操作に迷う患者への案内も必要です。患者が慣れるまでサポートを行い、利用率を高めながら人員配置を見直しましょう。

高齢者が多いクリニックでもセルフレジを導入できる？

高齢者が多いクリニックでも導入できますが、製品選びと案内方法が重要です。文字やボタンが大きく、操作手順が少ない製品を選びましょう。音声案内や点滅ランプがあると、次の操作を理解しやすくなります。

完全な自動精算機ではなく、スタッフが会計登録を行い、患者は現金投入だけを行うセミセルフレジも適しています。患者が困ったときにすぐ声をかけられる配置にすることも大切です。

有人会計を完全に廃止せず、希望者にはスタッフが対応できるようにすると、患者の不安を抑えながら省人化を進められます。

人手不足対策にはどのくらいの費用がかかる？

業務マニュアルの作成やシフト見直しであれば、大きな導入費用はかかりません。Web予約やWeb問診は、初期費用無料から数十万円、月額数千円から数万円程度のサービスがあります。

POSレジと周辺機器は数十万円程度から導入できますが、自動釣銭機を追加すると100万～200万円前後になる場合があります。自動精算機は、機能や連携範囲によって数百万円になることもあります。

本体価格だけでなく、設定費、工事費、月額料金、保守費用を含めて比較しましょう。補助金やリースを利用して初期負担を抑える方法もあります。

人手不足対策についてどこへ相談すればよい？

採用や離職対策については、社会保険労務士、ハローワーク、人材紹介会社などへ相談できます。業務フローの改善やシステム導入は、医療機関向けの開業支援会社やITベンダーが相談先になります。

レジや自動精算機を検討する場合は、医療機関への導入実績がある販売会社を選びましょう。電子カルテやレセコンとの連携、設置スペース、補助金の対象可否まで確認できます。

一社だけの提案で決めず、複数のメーカーや販売会社から見積もりを取ることが大切です。導入後の保守拠点や対応時間も比較しましょう。

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